Titre du poste : Coordonnateur(trice) administratif(ve)

Postes vacants : Cette annonce concerne (1) poste actuellement vacant

Lieu de travail : Toronto, ON | Vancouver, BC | Montreal, QC (des informations détaillées sur l’emplacement des bureaux se trouvent sur cette page : https://cancer.ca/fr/contact-us).

Mode de travail : Mode hybride

Échelle salariale : 3 (52 000 $ - 56 000 $ CAD)

AIDEZ-NOUS À FAÇONNER L’AVENIR DES SOINS CONTRE LE CANCER AU CANADA

La Société canadienne du cancer travaille sans relâche pour sauver des vies, améliorer la qualité de vie et mener une action collective contre le cancer. Avec le soutien de personnes atteintes, de bénévoles, de donateurs et de communautés de partout au pays, nous recueillons des fonds pour investir dans la recherche transformatrice sur le cancer, nous offrons un réseau d’aide bienveillant aux personnes atteintes de cancer et nous militons auprès des gouvernements pour créer un avenir plus sain pour tous. Ça prend une société pour agir contre le cancer, et la Société canadienne du cancer ouvre la voie.

FAITES UNE RÉELLE DIFFÉRENCE

Le coordonnateur administratif/la coordonnatrice administrative assure le bon fonctionnement quotidien du service d’information et de politiques sur le cancer en apportant un soutien administratif et un appui à la coordination constant au vice-président/à la vice-présidente et à l’équipe de direction. Ce poste consiste principalement à assister le vice-président/la vice-présidente (gestion de l’agenda, de la messagerie et des réunions) et à soutenir l’équipe de direction dans la coordination opérationnelle afin d’assurer le bon déroulement des activités quotidiennes.

Ce poste consiste principalement à assurer la planification, la coordination, la documentation, le suivi budgétaire et la gestion de l’information afin de contribuer au bon fonctionnement du service et de garantir le respect des délais et des exigences fixés. La personne retenue travaillera dans le respect des processus et des priorités établis, en transmettant les problèmes et les décisions aux échelons supérieurs si nécessaire, tout en adoptant une approche novatrice et axée sur l’amélioration continue.

CE QUE VOUS FEREZ

Soutien à la vice-présidence

Assurer le soutien administratif du vice-président/de la vice-présidente en matière d’agenda, de communication et de coordination des réunions afin de garantir la fluidité de l’information et un suivi efficace.

Gérer l’agenda en tenant compte des priorités (ordonnancement, protection du temps dédié aux tâches prioritaires, marges de manœuvre réalistes). Trier et coordonner les demandes de réunion, en appliquant les directives établies et en signalant les conflits, les priorités ou les points de décision à l’attention du vice-président/de la vice-présidente. Trier la boîte de réception pour mettre en évidence les décisions, les actions urgentes et les problèmes à haut risque; rédiger ou coordonner les réponses, selon le cas. Rédiger des comptes rendus de réunion concis, des documents d’information et des tableaux de suivi des actions à prendre, et assurer le suivi des mesures convenues. Rédiger et réviser des documents et des présentations en utilisant Word, Excel et PowerPoint, selon les besoins.

Équipe de direction et fonctionnement du service

Coordonner la réception et l’acheminement des demandes, les aspects logistiques essentiels ainsi que le soutien à la planification et aux réunions de la direction afin d’assurer un bon fonctionnement du service.

Recevoir et trier les demandes émanant du vice-président/de la vice-présidente et du service; assurer la gestion des documents, veiller à ce qu’ils soient transmis à la personne appropriée et contribuer au suivi de l’exécution des tâches. Coordonner les réunions de direction, les séances de planification et les cycles de production de rapports. Apporter un soutien en matière d’organisation et de logistique aux directeurs selon les besoins et contribuer à la mise en œuvre des initiatives clés (modèles, tableaux de suivi, préparation des réunions). Coordonner les réunions externes et les interactions avec les partenaires. Apporter de façon ponctuelle un soutien logistique pour le service (coordination des déplacements, calendriers et dossiers d’intégration, activités et événements d’équipe).

Gestion budgétaire et coordination financière

Coordonner la planification budgétaire et les processus financiers en cours d’exercice pour le portefeuille du vice-président/de la vice-présidente grâce à un suivi, à la documentation et à des synthèses prêtes à l’emploi; veiller à ce que les autorisations restent du ressort des responsables financiers désignés.

Servir de point de référence et coordonner les cycles budgétaires annuels et en cours d’exercice (calendriers, collecte des données, consolidation, vérifications de l’exhaustivité, gestion des versions). Assurer le suivi et la mise à jour du suivi budgétaire interne (données d’entrée, engagements, comparaisons entre les prévisions et les résultats réels, prévisions) à l’aide des modèles et des sources de données approuvés. Préparer des synthèses de suivi consolidées mettant en évidence les écarts, les échéances et les points de décision afin que les vice-présidents et les directeurs puissent les examiner et les approuver. Assurer la liaison avec le service des finances concernant les modèles, les calendriers, les précisions relatives à la codification et les exigences en matière de documentation. Soutenir les activités de rapprochement et de comptabilité d’exercice en rassemblant les documents nécessaires et en tenant à jour des registres prêts pour audit.

Gestion de l’information et amélioration des processus

Assurer la gestion des informations au sein du service et améliorer les processus administratifs afin d’accroître la fiabilité et de réduire le travail en double.

Maintenir et perfectionner la documentation et les processus administratifs existants, signaler les lacunes ou les problèmes à la direction dès qu’ils sont identifiés, et mettre en œuvre des améliorations concrètes. Élaborer et tenir à jour la documentation administrative approuvée (p. ex. procédures opérationnelles standard, listes de vérification, tableaux de suivi). Tirer parti de Microsoft 365 et des outils approuvés (SharePoint, Copilot, Monday.com et d’autres outils de gestion du travail) pour rationaliser la communication et la coordination. Assurer le soutien et la maintenance des automatisations à faible risque à l’aide d’outils et de modèles approuvés (p. ex. rappels, routage, formulaires d’enregistrement, outils de suivi) afin d’améliorer la fiabilité et de réduire les interventions manuelles. Gérer l’architecture de l’information de SharePoint/Teams dans le respect des autorisations (organisation, prise en charge des autorisations, mise à jour et accessibilité des fichiers clés). Contribuer à notre culture d’appartenance, d’inclusion, de diversité, et d’équité (AIDE) en veillant à ce que tous les membres du personnel se sentent représentés, valorisés et écoutés dans tous les aspects de leur identité, y compris le genre, l’âge, la religion, l’origine ethnique, la nationalité, la race et la sexualité. Accomplir toute autre tâche assignée.

Qualification

Diplôme universitaire dans un domaine pertinent (p. ex. administration des affaires, administration de bureau, gestion des opérations, comptabilité/finances) ou expérience professionnelle équivalente pertinente. Formation ou une certification en amélioration des processus (p. ex. les principes fondamentaux du Lean) ainsi que des compétences de niveau intermédiaire avec Microsoft 365 (y compris Microsoft Copilot), un atout. Expérience en matière de soutien administratif auprès de cadres supérieurs, notamment la gestion de l’agenda, la coordination de la messagerie et des communications, ainsi que le traitement d’informations sensibles avec discrétion et confidentialité. Expérience en matière d’efficacité des réunions, notamment l’élaboration d’ordres du jour et d’objectifs, la coordination des lectures préalables, la consignation des décisions et le suivi des mesures à prendre jusqu’à leur réalisation. Expérience dans le tri et l’acheminement des demandes, l’attribution claire des responsabilités, la coordination entre les parties prenantes et le suivi des dossiers jusqu’à leur conclusion. Expérience dans les processus budgétaires et financiers, notamment une solide expérience en matière de tenue des registres, y compris le soutien à la coordination budgétaire et au suivi en cours d’exercice, la préparation de synthèses et la coordination de la résolution des problèmes avec le service des finances et les responsables internes. Expérience avérée dans l’optimisation des processus administratifs et la mise en œuvre d’améliorations concrètes en collaboration avec les parties prenantes. Excellentes compétences en matière de communication orale et écrite ainsi qu’en relations interpersonnelles, avec une expérience avérée dans la collaboration efficace avec des équipes internes et des partenaires externes (p. ex. organisations à but non lucratif, secteur de la santé ou secteur public); connaissances en matière de soins de santé et de lutte contre le cancer, un atout. Capacité à s’épanouir dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide et à s’adapter à l’évolution des priorités. Communication et établissement de relations : excellentes aptitudes à la communication orale et écrite; professionnalisme, comportement axé sur le service et efficacité dans les relations avec divers interlocuteurs. Capacité à traiter avec soin les informations confidentielles et sensibles. Capacité à établir des priorités, à mener plusieurs tâches de front et à aller jusqu’au bout des projets. Le bilinguisme (français/anglais) est fortement souhaité, le français étant un atout en raison des activités de l’organisme à l’échelle nationale et de la nécessité d’une communication efficace entre les différentes régions. D’autres peuvent s’appliquer.

Ce Que Nous Offrons

La SCC offre des occasions significatives pour aider à transformer la vie des Canadiens atteints de cancer. Nous nous engageons à créer un milieu de travail inclusif qui valorise la diversité des expériences et des compétences, et nous encourageons toutes les personnes qualifiées à se joindre à nous. Notre culture inspirante repose sur nos valeurs fondamentales et notre volonté d’apporter un changement concret :

COURAGE UNITÉ BIENVEILLANCE RIGUEUR.

Nous offrons un salaire compétitif, d’excellents avantages, notamment des congés parentaux rémunérés, des congés de maladie pour la famille et une assurance maladie, ainsi qu’un environnement de travail épanouissant où vos efforts ont un impact significatif au quotidien.

POSSIBILITÉ D’ÊTRE SOI-MÊME

À la SCC, nous célébrons l’individualité et la force de la diversité. Nous nous engageons à favoriser un lieu de travail inclusif et équitable qui donne à chacun les moyens d’agir. Nous encourageons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, y compris celles des groupes méritant l’équité comme les personnes autochtones, noires et de couleur, les communautés 2ELGBTQI+, les personnes en situation de handicap, les vétérans et les autres personnes qui contribuent à la richesse de notre organisme. Ensemble, nous unissons les Canadiens pour façonner l’avenir des soins contre le cancer.

Pour Postuler

Les candidats qualifiés sont invités à nous envoyer leur curriculum vitæ, une lettre de présentation et leurs attentes salariales avant le 04 mai 2026.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt à se joindre à notre équipe. Toutefois, seules les personnes dont la candidature a été retenue seront contactées pour une entrevue.

Autres Informations

La Société canadienne du cancer (SCC) souscrit aux principes de l’équité en matière d’emploi et encourage tous les candidats qualifiés à postuler. Conformément à la loi sur l’accessibilité provinciale applicable, des accommodements seront fournis sur demande tout au long du processus de recrutement. Nous voulons que la procédure d’entrevue soit pour vous une expérience agréable!

Veuillez noter que, conformément au mandat de la SCC qui est de servir de modèle et de promouvoir des modes de vie sains, les employés ne peuvent pas fumer dans les locaux de la SCC, à proximité de ceux-ci ni dans le cadre de fonctions liées à la SCC.

Divulgation de renseignements

Nous recueillons vos renseignements personnels au moyen de formulaires, par téléphone ou en personne, afin d’évaluer votre candidature pour le ou les postes pour lesquels vous avez postulé, pour communiquer avec vous au sujet de votre candidature et pour générer des rapports au sujet de celle-ci. Si vous faites partie des personnes sélectionnées pour un poste à la Société canadienne du cancer, les informations que vous avez fournies seront utilisées pour les vérifications préalables à l’embauche et seront ajoutées à votre dossier d’employé/employée. Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des tierces parties, dont des consultants en recrutement, à l’intérieur ou à l’extérieur de votre province ou territoire, ou à l’extérieur du Canada et uniquement pour les fins indiquées ci-dessus, ou comme exigé par la loi. Nous pouvons vous contacter par la poste, par courriel, par téléphone ou par message texte. Vous pouvez exercer votre droit d’accéder à vos renseignements, de demander des modifications, de vous désabonner des communications ou retirer votre consentement en sélectionnant ces options dans le système ADP ou en envoyant un courriel à privacy@cancer.ca . Pour plus d’informations sur nos pratiques en matière de confidentialité, visitez cancer.ca/politique.

Divulgation concernant l’IA

Nous nous engageons à la transparence et à l’utilisation responsable de la technologie dans notre processus d’embauche. Des outils d’intelligence artificielle (IA) peuvent être utilisés pour faciliter certaines tâches administratives ou de présélection ; toutefois, toutes les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous examinons et approuvons les résultats assistés par l’IA afin de garantir l’équité, l’exactitude et la conformité à nos valeurs. Pour en savoir plus sur nos pratiques en matière de confidentialité, visitez cancer.ca/confidentialite.

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