Senior Administrative Assistant, Ottawa Health Team-Équipe Santé Ottawa

April 28 2020
Industries Healthcare, social assistance
Categories Administrative assistant, Administrative, Clerical, Clerical, Administrative Support, Health, Medical, Health, Medical
Ottawa, ON

Job Title: Senior Administrative Assistant, Ottawa Health Team-Équipe Santé Ottawa

Employment Type: 1 Year Contract

Hours of Work: Full Time - 35hrs/week

Benefits: 2 weeks annual leave, 3% in lieu of benefits

Pay Scale: $24.75 - $29.12/hr

Application deadline: until filled


WHO ARE WE?

Ontario Health Teams are a new way of organizing and delivering care and support that is more connected to people in their local communities. The Ottawa Health Team - Équipe Santé Ottawa (OHT-ESO) came together with a commitment to help people be as healthy as possible and to offer seamless care when they need it in both official languages. The OHT-ESO is actively re-designing care pathways and evolving models of care. Pinecrest Queensway Community Health Centre is the host organization for this position, in their capacity as Administrator of the OHT-ESO. PQCHC is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce. If at any stage in the selection process you require an accommodation due to a disability, please let us know the nature of the required accommodation.


JOB SUMMARY:


We are seeking a Senior Administrative Assistant to work closely with the OHT-ESO partner organizations, Implementation Lead, and backbone teams to provide administrative support to the OHT-ESO, fostering a culture of collaboration, professionalism, and effectiveness.

The successful candidate will provide administrative support to the OHT-ESO by:

  • Organize meetings for the OHT-ESO Leadership, Action, and Resource Teams including scheduling meetings, drafting agendas, creating slide decks, coordinating presenters, setting up meetings, drafting correspondence, and implementing evaluation
  • Provide support to the planning, evaluation and accountability requirements of the OHT-ESO;
  • Draft, edit, and adapt and produces routine correspondence with OHT-ESO partner organizations
  • Support OHT-ESO project team members in their use of Microsoft Teams (e.g., onboarding, basic troubleshooting)
  • Assist with preparation of invoices for approval and payment;
  • Other duties, as required

REQUIREMENTS

  • Secondary school diploma and post-secondary training in business administration, or a related program or an equivalent of experience and education.
  • 3-5 years of experience.
  • Demonstrated understanding of the health sector, including primary care, acute care, home care, long-term care, and community support services
  • Demonstrated experience supporting collaborative initiatives involving stakeholders from multiple organizations and individuals with lived experience
  • Exceptional organizational skills with the ability to manage multiple priorities
  • Demonstrated excellence in interpersonal, written, and verbal communication skills including ability to demonstrate tact and diplomacy with diverse groups of stakeholders such as clients, direct service health care providers, community agencies, and health care administrators
  • Proven ability to work independently and as part of a team, demonstrating initiative and collaborative skills.
  • Commitment to health equity, anti-racism, anti-oppression, and client and family engagement
  • Demonstrated advanced computer skills (Microsoft Office – Teams, PowerPoint, Word, Excel, Planner, Virtual Meetings – Zoom, Microsoft Teams, Visio, Adobe Products
  • Bilingualism (French/English) is required.


Titre du poste : Adjoint administratif principal, Équipe Santé Ottawa-Ottawa Health Team

Type d’emploi : Contrat d’un an

Nombre d’heures de travail : Temps plein; 35 heures/semaine

Avantages : Deux semaines de congé annuel, 3 % en remplacement d’avantages sociaux

Échelle salariale : 24,75 à 29,12 $/h

Date limite de soumission des candidatures : jusqu’à ce que le poste soit pourvu

QUI SOMMES-NOUS?

Les équipes de santé de l’Ontario sont une nouvelle façon d’organiser et de fournir des soins et du soutien qui sont davantage liés aux personnes dans leurs communautés locales. L’Équipe Santé Ottawa - Ottawa Health Team (ESO-OHT) s’est unie dans le but d’aider les gens à être en aussi bonne santé que possible et d’offrir des soins continus dans les deux langues officielles lorsqu’ils en ont besoin. L’ESO-OHT redéfinit activement les parcours de soins et fait évoluer les modèles de soins. Le Centre de santé communautaire Pinecrest Queensway constitue l’organisation hôte de ce poste, en sa qualité d’administrateur de l’ESO-OHT. Le CSCPQ est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et valorise la diversité de sa main-d’œuvre. Si, à n’importe quel stade du processus de sélection, vous avez besoin d’une mesure d’adaptation en raison d’un handicap, veuillez nous faire part de la nature de la mesure d’adaptation requise.


RÉSUMÉ DES FONCTIONS :


Nous recherchons un adjoint administratif principal pour travailler en étroite collaboration avec les organisations partenaires de l’ESO-OHT, le responsable de la mise en œuvre et les équipes de base pour fournir un soutien administratif à l’ESO-OHT, en favorisant une culture de collaboration, de professionnalisme et d’efficacité.

Le candidat retenu fournira un soutien administratif à l’ESO-OHT en faisant ce qui suit :

  • Organiser des réunions pour les équipes de direction, d’action et de ressources de l’ESO-OHT, notamment en programmant des réunions, en rédigeant des ordres du jour, en créant des jeux de diapositives, en coordonnant les présentateurs, en organisant des réunions, en rédigeant la correspondance et en mettant en œuvre l’évaluation.
  • Fournir un soutien en fonction des exigences de planification, d’évaluation et de responsabilité de l’ESO-OHT.
  • Rédiger, éditer, adapter et produire la correspondance courante avec les organisations partenaires de l’ESO-OHT.
  • Soutenir les membres de l’équipe de projet de l’ESO-OHT dans leur utilisation de Microsoft Teams (par exemple, l’accueil, le dépannage de base).
  • Aider à la préparation des factures aux fins d’approbation et de paiement.
  • Accomplir d’autres tâches, selon les besoins.

EXIGENCES

  • Diplôme d’études secondaires et formation postsecondaire en administration des affaires ou dans un programme connexe ou l’équivalent en expérience et éducation
  • 3 à 5 ans d’expérience
  • Compréhension avérée du secteur de la santé, y compris les soins primaires, les soins actifs, les soins à domicile, les soins de longue durée et les services d’aide communautaire
  • Expérience avérée dans le soutien d’initiatives de collaboration impliquant des intervenants de plusieurs organisations et des personnes ayant une expérience vécue
  • Compétences organisationnelles exceptionnelles, y compris la capacité de gérer des priorités multiples
  • Excellentes compétences en communication interpersonnelle, écrite et verbale, y compris la capacité de faire preuve de tact et de diplomatie avec divers groupes d’intervenants, notamment les clients, les prestataires de soins de santé directs, les organismes communautaires et les administrateurs de soins de santé
  • Capacité avérée à travailler de manière indépendante et en équipe, en faisant preuve d’initiative et d’esprit de collaboration
  • Engagement en faveur de l’équité en santé, de l’antiracisme, de l’anti-oppression et de la mobilisation des clients et des familles
  • Compétences informatiques avancées démontrées (Microsoft Office - Teams, PowerPoint, Word, Excel, Planner, réunions virtuelles - Zoom, Microsoft Teams, Visio, produits Adobe)
  • Bilinguisme (français/anglais) requis


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