AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE) À LA DIRECTION DES SOINS INFIRMIERS ET DU SOUTIEN AUX ÉTABLISSEMENTS

Job summary

The administrative agent provides secretarial and administrative support to the nursing and establishment support department, including managing waiting lists and ensuring clinical file compliance. They collaborate with clinical coordinators and nursing advisors to maintain efficient operations and professional partnerships.

Job details

Vous voulez faire une réelle différence au quotidien et prendre part à une mission qui a pour but de sauver des vies? Nous sommes une organisation à échelle humaine centrée sur le mieux-être des gens, où l’inclusion et la flexibilité ont leur place. Bien ancrée dans des normes éthiques et sécuritaires, notre schéma de valeurs repose avant tout sur la confiance et la saine gouvernance. Nous sommes un employeur socialement responsable, sensible à son environnement, engagé dans l’amélioration continue et résolument tourné vers l’avenir. Nos actions sont concrètes, notre expertise est unique et notre sphère d’intervention s’étend à la grandeur du Québec. Nous voulons faire de notre cause un consensus social. Transplant Québec, sur mandat du ministre de la Santé et des Services sociaux, coordonne le processus de don d’organes, assure l’équité d’attribution des organes, soutient l’amélioration des pratiques cliniques par la concertation et la mobilisation des partenaires et fait la promotion du don d’organes dans la société. Ainsi, Transplant Québec contribue activement à ce que le plus grand nombre de Québécoises et Québécois en attente d’un organe puissent bénéficier d’une transplantation. CE QUE NOUS OFFRONS :  Poste syndiqué permanent à Montréal  Horaire de 35 heures par semaine et travail hybride  Échelle de traitement 5311, classe 1 du secteur de la santé et des services sociaux (26,54$ à 32,47$/heure) Assurances collectives et régime de retraite à prestation déterminée (RREGOP)  4 semaines de vacances (après 1 an) | 9.6 journées maladies | 13 congés fériés par année  Stationnement gratuit. VOS FONCTIONS Relevant du Chef des services cliniques, l’agent(e) administratif(ve) à la direction des soins infirmiers et du soutien aux établissements (DSI-SE) porte assistance à la gestion efficace des différentes tâches administratives et de secrétariat requises à l’exercice des activités des services cliniques. Sommairement, le maintien de la liste des personnes en attente, la conformité des dossiers clinico-administratifs, ainsi que divers suivis et communications cliniques. Le travail se réalise en étroite collaboration avec l’assistante du supérieur immédiat de même qu’avec les coordonnateurs-conseillers cliniques et les infirmières conseil en dons d’organes et partenariats de soins. La personne titulaire contribue aux tâches administratives de l’ensemble des secteurs de l’organisation et entretient des liens professionnels efficaces avec les différents partenaires internes et externes à l’organisation. SOMMAIRE DU POSTE  Assurer le secrétariat général  Participer à la gestion de la liste des personnes en attente d’un organe  Contribuer à la constitution et à la conformité des dossiers donneurs  Contribuer aux suivis des évènements/ incidents de la DSI-SE  Contribuer à la préparation et la transmission de documentation  Appliquer les procédures liées à ses tâches  Contribuer à l’amélioration continue et à la prévention des risques  Contribuer à créer et à maintenir un climat de travail stimulant et axé sur l’échange, la collaboration, la concertation et la participation active de chacun  Informer ses supérieurs et ses collègues des processus résultats et actions prises en lien avec son travail  Toutes autres tâches connexes. Le titulaire du poste bénéficie d’un niveau d’autonomie lui permettant de prendre des décisions relatives à l’organisation de son travail. Il doit être en mesure de proposer des changements et des solutions, et faire preuve d’idées innovatrices. Il doit s’adapter à des changements liés à l’environnement externe ou interne. Il est en lien étroit avec l’équipe de gestion de la DSI-SE. Le titulaire du poste doit travailler dans une aire ouverte, et peut aussi être amené à faire du télétravail. PROFIL RECHERCHÉ  DEP avec spécialisation en secrétariat ou expérience équivalente  Expérience de 3 années en secrétariat clinique  Connaissance du réseau de la santé et des services sociaux, un atout  Maîtrise des logiciels de la suite Office  Connaissance et maîtrise de Outlook  Maîtrise du français oral et écrit  Bonne connaissance de l'anglais oral et écrit  Bonne connaissance des outils de visioconférence (Zoom et Teams)  Autonomie, sens des responsabilités, sens de la planification et de l’organisation, capacité à établir les priorités, discrétion, agilité, rigueur et souci de la qualité, capacité d’introspection, bienveillance et respect, habileté à travailler en équipe et à communiquer avec ses supérieurs, ses collègues, les partenaires et la clientèle. \n \n

What you’ll do

The administrative agent provides secretarial and administrative support to the nursing and establishment support department, including managing waiting lists and ensuring clinical file compliance. They collaborate with clinical coordinators and nursing advisors to maintain efficient operations and professional partnerships.

Requirements

Candidates must hold a vocational diploma (DEP) in secretarial studies or equivalent and possess at least 3 years of clinical secretarial experience. Proficiency in Microsoft Office, Outlook, and videoconferencing tools, along with bilingualism in French and English, is required.

Benefits

• Health insurance • Defined benefit pension plan • 4 weeks vacation • 9.6 sick days • 13 paid holidays • Free parking

Listed skills

• French · Preferred
• Teamwork · Preferred
• Organization · Preferred
• Zoom · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Teams · Preferred
• Planning · Preferred
• Communication · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Prioritization · Preferred
• Data entry · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred
• English · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Secretarial support
• Clinical administration
• Microsoft Office
• Outlook
• Zoom
• Teams
• Data entry
• Communication
• Planning
• Organization
• Prioritization
• Attention to detail
• Teamwork
• French
• English
• Organ And Tissue Donation
• Administrative Support
• Compliance Risk
• Zoom (Video Conferencing Tool)
• Bilingual (French/English)
• Communication Planning
• Continuous Improvement Process
• Data Entry
• Data Management
• Microsoft Outlook
• Nursing
• Operations
• Video Conferencing
• Detail Oriented
• Secretarial Experience

Job areas

• Administrative
• Healthcare
• Social Services
• Administrative Assistant
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive